Wat is digitalisering en DMS?

Archiefkasten zie je niet zoveel meer in kantoorpanden. Documentmanagementsystemen (DMS) of documentbeheersystemen wel: Ze vormen de nieuwe opslagplaats waarin je documenten makkelijk zijn terugvindt aan de hand van specifieke kenmerken, zoals bijvoorbeeld nummer, datum, code of categorie. De documenten zelf kunnen ook in de database worden opgeslagen, of op een beveiligde (netwerk)locatie die via de database toegankelijk is.

Verschillende medewerkers kunnen tegelijkertijd in hetzelfde document werken en met versiebeheer kan worden nagegaan wie welke aanpassingen heeft gedaan. Daarnaast kunnen de documenten een vooraf ingestelde route afleggen, zodat ze automatisch van de ene afdeling naar de andere gaan. Een documentmanagementsysteem verhoogt de vindbaarheid van documenten.

Wat zijn de voordelen van DMS-software?

Een goed gekozen en ingericht DMS-systeem zorgt voor:

  • Digitaliseren en archiveren van documenten
  • Delen van documenten
  • Snelle toegang tot informatie
  • Geen problemen in het terugzoeken van documenten bij verloop of ziekte van personeel
  • Samenwerken in documenten
  • Toename in efficiency
  • Verbeteren workflow
  • Minder tijd kwijt aan zoeken naar documenten
  • Automatiseren

De eerste serie DMS-oplossingen uit de jaren ‘90 en ‘00 waren high-end oplossingen, geschikt voor grote organisaties. De laatste jaren is DMS-software laagdrempeliger geworden en is hierdoor ook toegankelijk voor het MKB.

Vergelijk

Waar moet je op letten bij de selectie van een DMS-pakket?

Check eerst welke processen gedigitaliseerd moeten worden
Betrek alle gebruikers in het voortraject
Zorg voor een goede wisselwerking tussen de DMS-oplossing en de financiële en ERP-software
Stel realistische eisen aan de software.
Hou rekening met de impact van een DMS-implementatie