De (verplichte) upgrade naar SAP S/4HANA nadert: 12 tips
Het moment om te upgraden naar SAP S/4HANA komt steeds dichterbij – in 2027 stopt SAP met de ondersteuning van oudere versies van zijn ERP-systeem. Zo’n systeemupgrade kan een zeer omvangrijke en complexe klus zijn. Eric Nieland, SAP Expert bij iQibt, deelt 12 tips voor een soepele transitie.
1: Upgrade naar een vooraf vastgestelde S/4-versie
Het is niet verstandig om een softwareversie te veranderen tijdens een upgrade. Het kan verleidelijk zijn om tijdens de upgrade al naar nieuwere versies van S/4 te kijken, maar dit wordt door de SAP-expert afgeraden.
Elke upgrade komt met een zogenoemde simplification list; een lijst met alle wijzigingen binnen een upgrade ten opzichte van de vorige versie. Wanneer midden in de upgrade van versie wordt gewisseld, dan is de simplification list ook anders en moet opnieuw getest worden. Het is aan te bevelen om met een ‘bevroren versie’ live te gaan.
2: Monitor de businessfuncties
Businessfuncties kunnen veel uitdaging bieden bij een upgrade. Het komt voor dat voorafgaand aan een upgrade een businessfunctie aan moet staan. Dit zorgt voor testwerk aangezien nieuwe geactiveerde businessfuncties impact kunnen hebben op de bestaande functionaliteit.
Het kan ook voorkomen dat tijdens de upgrade businessfuncties automatisch worden aangezet. Ook in dit geval levert dat testwerk op, houd dus rekening met extra tijd voor testwerk.
3: Beoordeel bestaande modules en third party-componenten
Veel klanten maken gebruik van verschillende modules, functionaliteiten en/of (aangepaste) programmatuur van externe partijen.
Controleer of die modules en add-on-componenten ook terugkomen in S/4HANA en zo ja, in welke vorm. Komt het product terug, dan kan ervoor gekozen worden om de bestaande programmatuur in te zetten en te testen op het geüpgrade systeem. Komt een product niet terug, dan moet op zoek worden gegaan naar een alternatief.
4: Neem de tijd en bereid goed voor
Het klinkt als een open deur, maar de tijd nemen voor een upgrade naar S/4HANA is erg belangrijk. Dit start al bij de voorbereidingen. Aangepaste processen, werkinstructies, autorisaties en veldsturing zijn hierin grote aandachtspunten, maar denk ook aan de data-integriteit. Hierin geldt: een goed begin is het halve werk. Voorbereiding is dus heel belangrijk.
5: Houd rekening met de zakenpartners
Veel klanten werkten voor S/4HANA reeds met zakenpartners of businesspartners in het SAP-systeem, maar niet allemaal. Met de overgang naar S/4HANA wordt deze functionaliteit verplicht.
De afstemming tussen debiteuren/crediteuren en de zakenpartner-rollen wordt tweezijdig verplicht. Niet alleen met de inrichting van dit nieuwe zakenpartnermodel dient rekening gehouden te worden, ook de data zelf dient consequent te zijn bij de overgang naar S/4HANA.
6: Controleer autorisaties
Autorisatie (welke gebruiker krijgt welke rechten) is een algemeen aandachtspunt. Met de overgang naar S/4HANA zijn vervallen en/of verwijderde transacties en nieuwe autorisatieobjecten zichtbaar. Ook dat is niet direct nieuw – dat kan bij iedere upgrade voorkomen – alleen is het nu weer ‘meer dan normaal’.
7: Denk na over de timing van de start met SAP Fiori
De overgang naar SAP S/4HANA hoeft niet altijd gepaard te gaan met de directe ingebruikname van SAP Fiori. Binnen de organisatie kan Fiori altijd later uitgerold worden. De overgang van GUI-schermen naar SAP Fiori kan heel groot zijn en brengt eigen uitdagingen met zich mee. Daar staat tegenover dat de Fiori-apps ook voordelen met zich mee kunnen brengen.
8: Leg functionele controles vast
Om te borgen en aan te tonen dat de conversie goed is gegaan, is het raadzaam om in aanvulling op standaardrapportages extra checks en controles in te bouwen. Het is goed om hier vroegtijdig aan te beginnen. Het kan voorkomen dat een accountantsdienst vraagt om deze functionele controles expliciet te maken. Het is dus aan te raden om hier vooraf een plan voor te maken.
9: Kijk naar de gehele omgeving (OTAP)
Binnen SAP wordt gewerkt met een OTAP-straat (ontwikkel-, test-, acceptatie- en productieomgeving). Focus tijdens een upgrade niet alleen op de productieomgeving, maar ook op de overige omgevingen. Testomgevingen kunnen bijvoorbeeld vaker inconsistent zijn dan de productieomgeving omdat gevonden fouten niet altijd worden opgelost. Vaak kent zo’n omgevingen nog meerdere mandanten (sub-omgevingen) die kopieën van elkaar zijn.
Tijdens een upgrade zijn er handelingen die per mandant moeten plaatsvinden, zoals de controle op database-integriteit in de voorbereiding en financiële conversie tijdens de conversie zelf. Het is daarom aan te raden om eerst de ‘overbodige’ mandanten per omgeving te verwijderen voordat deze acties worden uitgevoerd.
10: Beheers je dataextractie
Er worden vanuit SAP vaak dataextracties gemaakt naar Excel of andere systemen. Deze kunnen ook geraakt worden door de overgang naar S/4HANA. Er zijn hier enkele aandachtspunten. De databasestructuur wordt aangepast waardoor het voor kan komen dat de gewenste data opgeslagen wordt in andere tabellen. Het kan ook zijn dat de dataextractie sneller of juist langer kan gaan duren. Dat laatste komt omdat sommige tabellen views zijn geworden.
11: Evalueer maatwerkrapportages
Bij een upgrade naar S/4HANA is een van de stappen om het maatwerk te controleren. Een probleem dat zich kan voordoen zijn maatwerkextracties binnen het systeem die functioneel gezien niet meer werken.
Bij upgrades van SAP kan het voorkomen dat de opbouw van tabellen met gegevens verandert en bij de overgang naar S/4HANA is dat meer dan gemiddeld. Dit kan ervoor zorgen dat de maatwerkquery’s die ontwikkeld zijn niet meer de juiste gegevens kunnen aflezen. Controleer dus of de rapportages nog steeds de juiste inhoudelijke gegevens tonen.
12: Controleer customizing
SAP levert nieuwe (en ook opnieuw) standaard customizing data uit. Het kan zijn dat deze inrichting ongewenst is en eerdere inrichting overschrijft. Hier moet dan iets aan worden gedaan. Een voorbeeld is nieuwe default documentsoorten in de Master Data (MM)-module van SAP. Niet direct een issue maar het kan voor een eindgebruiker iets onverwachts zijn. Dat geeft zowel kansen als uitdagingen.
Tot slot
Het is belangrijk om te beseffen dat bij een upgrade naar S/4HANA meer om de hoek komt kijken dan enkel een reguliere upgrade van de SAP-software. Dit komt mede doordat er functioneel relatief veel is aangepast. Het is daarom tijdens het upgradeproces ook van belang om alle stakeholders goed te betrekken in het veranderproces en gebruikers klaar te stomen voor de nieuwe manier van werken.
Bron: https://www.consultancy.nl/nieuws/43405/de-verplichte-upgrade-naar-sap-s4hana-nadert-12-tips